Что такое онлайн‑касса и кому она нужна
Онлайн‑касса или ККТ передает данные о расчетах в налоговую через ОФД и печатает или формирует электронные чеки. Это требование 54‑ФЗ для большинства розничных и онлайн‑продаж, включая наличные, карты, QR, электронные кошельки и безналичные платежи с участием физлиц. Исключения существуют, но они узкие и чаще всего временны. Если вы принимаете оплату от физических лиц за товары, работы или услуги, с высокой вероятностью вам нужна онлайн‑касса уже сейчас.
Ключевые элементы системы
- Кассовый аппарат или облачная касса со встроенным фискальным накопителем или облачной фискализацией
- Фискальный накопитель ФН 15 или 36 месяцев в зависимости от режима налогообложения и условий
- Интернет‑соединение и ОФД оператор фискальных данных
- Личный кабинет ФНС и ОФД для учета и мониторинга чеков
54‑ФЗ и обязательность: кто освобожден
Закон 54‑ФЗ определяет, кому кассы обязательны, а кто может работать без них при определенных условиях. Чаще всего освобождение касается отдельных бытовых услуг и случаев, когда расчеты не ведутся с физлицами. ИП на патенте в ряде случаев обязаны применять онлайн‑кассы, кроме оговоренных законом исключений. Вопрос отмены онлайн‑касс периодически всплывает в медиа, но на практике идет только уточнение правил, а не отказ от фискализации. Подробно о сроках, льготах и исключениях см. раздел 54‑ФЗ и кто обязан.
Как выбрать тип и модель онлайн‑кассы
Рынок предлагает несколько подходов
- Стационарные кассы для постоянной торговой точки
- Мобильные решения для курьеров и выездных услуг
- Облачные кассы и виртуальная фискализация для интернет‑магазинов и компаний, где печать чеков ведется удаленно
Когда лучше мобильная касса Если у вас курьеры, сервис на выезде, ярмарки. Когда стационарная Нужно место продаж с высокой проходимостью, периферия сканеры, принтеры, денежный ящик. Когда облако Интернет‑продажи, подписки, биллинговые системы. Подробные критерии выбора, примеры брендов АТОЛ, Эвотор, Sigma, MSPOS, Кассатка и сравнение приведены в статьях Выбор онлайн‑кассы и Сравнение моделей.
Сравнение подходов
| Тип |
Где уместен |
Плюсы |
Минусы |
Примеры |
| Стационарная |
Магазин, кафе |
Надежность, периферия, быстрый чек |
Не мобильна, требует место |
АТОЛ 30F, Sigma |
| Мобильная |
Курьеры, выезд |
Легкая, автономная, 4G |
Ограниченная периферия |
Эвотор М, MSPOS |
| Облачная |
Интернет‑магазин, CRM |
Масштабируемость, удаленная фискализация |
Требует корректной интеграции |
Облачная касса АТОЛ, Клауд Кассир |
Стоимость владения и тарифы
Стоимость складывается из покупки или аренды кассы, ФН, тарифа ОФД, эквайринга, возможной лицензии ПО и сервисной поддержки. Для ИП на УСН важно учитывать, что некоторые расходы на онлайн‑кассу можно учитывать в налоговой базе по правилам УСН. Подробно разбираем калькуляцию и примеры бюджетов в разделе Стоимость и тарифы.
Регистрация ККТ в ФНС и подключение к ОФД
Процесс включает выпуск усиленной подписи для руководителя, регистрационные действия в личном кабинете ФНС, фискализацию кассы с ФН, подключение и тестовую связку с ОФД. Подробная пошаговая инструкция с чек‑листами и типовыми ошибками см. в руководстве Регистрация онлайн‑кассы в ФНС.
Интеграция с сайтом, интернет‑магазином и 1С
Для интернет‑магазина потребуется передача данных о заказе, позиции, ставке НДС и признаках расчета в кассу. Частые интеграции CMS и 1С 8.3 решаются готовыми модулями, API облачных ККТ или через платежные сервисы например YooKassa, bank acquiring. Отдельная статья описывает сценарии для сайта, CRM и 1С, а также тестирование чеков и журнал событий.
Эксплуатация: смены, чеки, выручка
Дисциплина смен и чеков важна для отсутствия штрафов. Открытие и закрытие смены, Z отчет, контроль выручки, корректные реквизиты покупателя и признака расчета — все это регламентировано. В учебном материале по эксплуатации разобраны действия кассира с пошаговыми инструкциями на популярных моделях.
Возвраты, отмены и чек коррекции
Возвраты и отмены отличаются юридически и по реквизитам чека. Ошибка в чеке может потребовать чека коррекции с основанием и пояснениями. Для Эвотор, АТОЛ и других мы собрали пошаговые сценари и частые ошибки. Статья Возвраты и чек коррекции содержит матрицу кейсов возврат наличных или по карте, интернет‑заказ, ошибочная сумма, просроченная смена и что делать в каждом случае.
ОФД и личные кабинеты
ЛК ОФД позволяет мониторить доставку чеков в ФНС, отчеты, статусы. Производители касс и банки также предоставляют личные кабинеты для управления устройствами, например Контур ОФД, Таском, кабинеты АТОЛ, Кассатка, сервисы банков РНКБ и ВТБ. Обзор возможностей и как войти собран в материале ОФД и личные кабинеты.
Штрафы и ответственность
За невыдачу чека, ошибки в реквизитах, работу без ККТ предусмотрены штрафы. Ключ — предотвращение. Мы собрали минимальные требования к процессам, чек‑листы и примеры санкций. Подробности — в разделе Штрафы и ответственность.
Решения для ИП и для услуг, такси
ИП часто интересует как это работает на практике, какой ФН выбрать, нужно ли на патенте, какие льготы. Для сервисов и такси добавляются сценарии с онлайн заказом, агенты, выдача чеков от имени партнера. Об этом читайте в статьях Онлайн‑кассы для ИП и Онлайн‑касса для услуг и такси.
Покупка, аренда и доставка по РФ
Купить кассу можно с комплектом фискального накопителя и предустановленным ПО, а можно взять в аренду на сезон или на день. Мы помогаем подобрать модель, подключить ОФД и эквайринг, организуем доставку по России Москва, Екатеринбург, Киров и другие города. Раздел Покупка и аренда содержит пакеты и SLA.
Итог
Онлайн‑касса это не только железо, но и процессы. Выбор правильной модели и облака, корректная регистрация и интеграция, обучение персонала и контроль отчетности экономят время, снижают риски и делают продажи прозрачными.
Призыв к действию
Оставьте заявку на подбор решения под ваш сценарий торговли, мы предложим 2–3 варианта по бюджету, настроим ОФД и зарегистрируем ККТ за 1–2 дня.
