Договоры и документы для онлайн‑кассы: ОФД, сервис, внутренние регламенты
Комплект правильно оформленных договоров и внутренних документов — это гарантия, что касса фискализирует чеки, налоговая видит данные, а бизнес не получает штрафы. Ниже собрали практическое руководство: какие соглашения заключать, какие локальные акты подготовить, как вести документооборот с ОФД и что учесть при регистрации кассы, в том числе в автономном режиме.
Сначала проверьте базовые обязанности по Федеральному закону — смотрите раздел ФЗ‑54: обязанности бизнеса.
![Схема документооборота онлайн‑кассы: договоры, регламенты, отчеты]
Какие документы нужны для работы ККТ
Ниже — базовый комплект. Он разный по отраслям, но ядро едино для всех.
- Договор с ОФД (оператором фискальных данных).
- Договор поставки или аренды ККТ, фискального накопителя и ПО, а также акт ввода в эксплуатацию.
- Договор на сервис и сопровождение (обслуживание, выезды, обновления ФФД).
- Приказ о назначении ответственного за ККТ и порядок доступа кассиров.
- Внутренние регламенты: регламент возвратов, порядок чеков коррекции, служебные записки по инцидентам.
- Документы по эквайрингу и интеграциям (при оплате картой/онлайн): договор на эквайринг, спецификация интеграции.
- Политика обработки персональных данных (если ИНтернет‑продажи) и пользовательская оферта.
Подобрать оборудование и формат обслуживания помогут разделы Выбор онлайн‑кассы, Сравнение моделей АТОЛ, Эвотор, Sigma, MSPOS, Кассатка, Покупка и аренда и Стоимость и тарифы.
Сводная таблица ключевых документов
| Документ |
Зачем |
Кто подписывает |
Срок |
Где хранить |
| Договор с ОФД |
Передача чеков в ФНС |
Юрлицо/ИП и ОФД |
1–3 года |
У оператора и у вас |
| Поставка/аренда ККТ |
Право собственности/пользования |
Поставщик и заказчик |
До расторжения |
У бухгалтера |
| Сервисный договор |
Обновления, ремонт, SLA |
Сервис и заказчик |
1 год+ |
У ответственного за ККТ |
| Приказ о назначении ответственных |
Ответственность, доступ |
Руководитель |
До отмены |
Кадры/комплаенс |
| Регламенты (возвраты, коррекции, инциденты) |
Единые правила работы |
Руководитель |
До обновления |
Внутренний портал |
| Эквайринг |
Прием карт и онлайн‑платежей |
Банк/ПС и торговец |
1–3 года |
У финансиста |
Договор с ОФД: на что смотреть перед подписанием
Договор с ОФД — ключевой договор онлайн кассы. От него зависит стабильность передачи чеков и корректность данных в ФНС. Что проверить:
- Соответствие 54‑ФЗ и версии ФФД, сроки хранения фискальных данных.
- Каналы поддержки и SLA: время реакции, 24/7 ли, регионы покрытия.
- Личный кабинет и API: выгрузка чеков, X/Z‑отчеты, оповещения; детали — в разделе ОФД и личный кабинет.
- Порядок продления: автопродление или счет за 30 дней до окончания.
- Ответственность сторон за простои связи, плановые работы.
- Обработка ПДн, информационная безопасность.
Практический совет: сразу запросите спецификацию тарифов и акты оказанных услуг, чтобы закрывать период без задержек в бухгалтерии. Если нужна поставка оборудованием и подключение «под ключ», запросите счет на оплату онлайн касса вместе с услугами ОФД — так вы синхронизируете сроки ККТ, ФН и ОФД.
Сервис и сопровождение ККТ: договор, SLA, обновления
Сервисный договор снимает риск простоев. Включите в него:
- Регламент обновлений ФФД и прошивок, сроки и цена.
- Временные кассы на подмену при ремонте.
- Регламент реагирования на инциденты (падение связи, ошибка ФН, утеря интернет‑канала).
- Ежеквартальную профилактику, чистку печатного узла, замену расходников.
- Условия выездов: география, время, ставки.
Если работаете в облаке, согласуйте с провайдером облачной ККТ уровни доступности, шифрование и интеграции. Для 1С, CRM и сайта полезно зафиксировать протокол обмена — см. Интеграция 1С/CRM и Онлайн‑касса для сайта.
![Пример интерфейса личного кабинета ОФД]
Внутренние регламенты: возвраты, чек коррекции, служебные записки
Хорошо прописанные локальные акты экономят часы на разбор инцидентов и помогают пройти проверку.
Регламент возвратов
Опишите, кто может оформлять возврат, в какие сроки, по каким основаниям и через какие каналы:
- Возврат по чеку в день покупки — отмена прихода; позднее — чек возврата прихода.
- Денежные каналы: наличные, на карту, на счет плательщика.
- Для интернет‑магазина — соответствие оферте и публичной политике; см. Логистика и доставка.
Подробности фискализации возвратов и отмен — в разделе Возвраты, отмены, чек коррекции.
Акт корректировки
Акт корректировки — внутренний документ‑основание для чека коррекции, когда ошибка обнаружена не в смену или отсутствовал чек. Включите:
- Описание ошибки и период.
- Сумму, НДС/СНО, номенклатуру.
- Основание: решение руководителя, служебная записка.
- Ответственных: кассир, бухгалтер, руководитель.
По акту выписываете чек коррекции (приход/расход) в ККТ согласно 54‑ФЗ.
Служебная записка по чеку
Служебная записка по чеку нужна для фиксирования инцидента: пробитие на неверную сумму, неверная ставка НДС, технический сбой, отказ ОФД. Рекомендуемая структура:
- Дата, номер смены, касса.
- Описание инцидента, прикрепленные скриншоты/фото.
- Предложенное решение: возврат, чек коррекции, повторная передача, обращение в ОФД.
- Подписи кассира и старшего смены.
Эти документы образуют единый регламент возвратов и корректировок и упрощают работу бухгалтерии и комплаенса.
Регистрация кассы: онлайн и регистрация кассы без онлайна
Обычная регистрация проводится через ЛК ФНС и ОФД: смотрите пошагово в разделе Регистрация онлайн‑кассы. Понадобятся данные организации/ИП, модель ККТ и ФН, адрес установки, договор с ОФД.
Когда допустима регистрация кассы без онлайна
Формулировка регистрация кассы без онлайна относится к автономному режиму ККТ. Он доступен в отдаленных местностях и для отдельных видов деятельности, если нет устойчивой связи. Особенности:
- В личном кабинете ФНС указывается автономный режим. Договор с ОФД не требуется.
- Используется ККТ, поддерживающая автономную работу; данные хранятся во ФН и предоставляются по требованию налогового органа.
- Нужен локальный регламент выгрузки и хранения данных, а также порядок действий кассира при сбое.
Перед выбором автономного режима обязательно оцените риски и правовые основания; больше про нюансы применения кассы ИП — в разделе ИП и ККТ: как работает.
Эквайринг, интернет‑продажи и сопутствующие документы; счет на оплату онлайн касса
Если принимаете карты или онлайн‑платежи, к пакету документов добавьте:
Как получить счет на оплату онлайн касса:
- Уточните комплектацию: модель ККТ, срок ФН, тариф ОФД, установка и обучение, интеграция.
- Запросите единый счет от интегратора: так контролируете сроки и совместимость.
- Приложите техническое задание: подключение эквайринга, печать реквизитов, ОФД.
Мы сформируем счет на оплату онлайн касса с разбивкой по оборудованию, лицензиям и работам — чтобы бухгалтерия быстро провела платеж и закрыла первичку актами.
Документы эксплуатации: смены, отчеты, хранение
Даже когда закон не требует бумажных журналов, полезно держать порядок в ежедневной операционной документации:
- X‑/Z‑отчеты по сменам, отчеты об ошибках передачи в ОФД — см. Эксплуатация: смены, чеки.
- Журнал инцидентов ККТ: время сбоя, кто устранил, ссылка на тикет в сервисной системе.
- Акт на замену ФН и акт ввода‑вывода кассы из эксплуатации.
- Срок хранения: первичка и отчеты — по правилам бухучета, минимум 5 лет; разберите детали в разделе Налоги и бухгалтерия.
Смена ОФД, переезд, снятие с учета
При смене адреса, ответственной структуры или ОФД не забудьте о документах:
- Приказ о переносе/переезде кассы и обновление карточки ККТ в ФНС.
- Расторжение/заключение нового договора с ОФД, сверка неотправленных чеков.
- Акт ввода по новому адресу, тестовая передача.
Пошаговые инструкции — в разделе Снятие с учета и переезд.
Ошибки в документообороте и штрафы
Типичные ошибки:
- Нет действующего договора с ОФД при обычном режиме.
- Не оформлены регламент возвратов и акты корректировок — бухгалтерии нечем подтвердить чек коррекции.
- Не назначены ответственные за ККТ, отсутствуют приказы и доступы.
- Несогласованный маршрут фискализации при эквайринге или оплате на сайте.
Размеры санкций и примеры — в разделе Штрафы и ответственность.
Шаблоны и чек‑листы
- Шаблон приказа о назначении ответственного: ФИО, должность, касса, права доступа, замещение.
- Регламент возвратов: перечень оснований, сроки, кассовые сценарии, взаимодействие с бухгалтерией и клиентским сервисом.
- Акт корректировки: дата, сумма, налоговый режим, причина, подписи ответственных, ссылка на служебную записку.
- Служебная записка по чеку: номер смены, описание сбоя, приложенные чеки/скриншоты, решение, кто принял.
- Чек‑лист регистрации: ККТ и ФН в реестре, данные организации, договор с ОФД, тестовый чек, интеграция, уведомление бухгалтерии — подробности в Регистрация онлайн‑кассы.
Если вам нужна сборка пакета документов «под ключ» или нужно быстро получить счет на оплату на оборудование и услуги, мы подготовим комплект и возьмем на себя подключение к ОФД и интеграции.
Вывод
Договоры и документы для онлайн‑кассы — это не бюрократия, а система, которая предотвращает простои, снижает риск штрафов и ускоряет работу кассиров и бухгалтерии. Соберите базовый пакет, согласуйте внутренние регламенты и обеспечьте поддержку. Нужна помощь с подготовкой договоров, выбором оборудования или регистрацией кассы, в том числе в автономном режиме? Оставьте заявку — подберем решение и выставим счет на оплату уже сегодня.
