Как пользоваться онлайн‑кассой: смены, чеки, Z‑отчеты, выручка
Зачем нужна онлайн‑касса и что говорит 54‑ФЗ
Онлайн‑касса фиксирует расчеты с покупателями и передает фискальные данные через интернет в ОФД и далее в ФНС. Это позволяет легально принимать наличные и безналичные платежи, выдавать чеки и вести учет выручки. Если вы задаетесь вопросом, «для чего нужна онлайн касса» и как пользоваться онлайн кассой правильно — ответ в обязанностях по 54‑ФЗ: кому и когда она обязательна, какие реквизиты должны быть в чеке, как хранить данные и работать со сменами. Подробнее о требованиях и исключениях читайте на странице Обязанности по 54‑ФЗ и в разделе ИП и ККТ: как работает.
Как работает онлайн‑касса через интернет
Типовой контур: кассовое ПО и фискальный регистратор (ККТ) + фискальный накопитель + канал связи + ОФД + личный кабинет ФНС. При оплате касса формирует чек, подписывает его ФН и отправляет в ОФД. Клиент получает бумажный или электронный чек.
![placeholder]()
Ключевые элементы:
- ККТ/фискальный регистратор — печать чеков и фискализация.
- ФН — защищенный модуль, подписывает и хранит данные.
- ОФД — оператор, который принимает, проверяет и ретранслирует чеки в налоговую. Подробнее о подключении и отчетах — ОФД и личный кабинет.
- Интернет‑канал — проводной, Wi‑Fi, 4G. Без связи касса может «буферизовать» чеки, но злоупотреблять офлайн‑режимом нельзя.
- Интеграции — сайт, CRM, эквайринг, курьерские приложения.
Если вы продаете онлайн, потребуется связка «интернет‑магазин — касса — ОФД»: смотрите Онлайн‑касса для сайта. Для разъездных сервисов и такси — Онлайн‑касса для услуг такси.
Подготовка к первой смене: регистрация, ОФД, эквайринг
Перед тем как открыть первую смену и «онлайн касса выбить чек», выполните обязательную подготовку:
- Регистрация ККТ в ФНС
- Оформите договор с ОФД и получите параметры для подключения.
- Зарегистрируйте кассу в кабинете налогоплательщика и получите регистрационный номер ККТ.
- Настройте ФН, ставки налога, систему налогообложения, реквизиты организации. Пошагово — Регистрация онлайн‑кассы.
- Подключение эквайринга и способов оплаты
- Выбор и настройка оборудования
- Организационные настройки
- Номенклатура, цены, единицы, маркировка (если нужна), сотрудники и права доступа.
- Тестовый пробный чек и контроль связи с ОФД.
Смена на кассе: как открыть и закрыть
Смена — временной интервал учета кассовых операций. Корректная работа со сменами — основа кассовой дисциплины.
Открыть смену
- Проверьте дату/время, подключение к интернету и ОФД.
- Сделайте «внесение денег» (размен) при необходимости.
- В интерфейсе ККТ выберите «Открыть смену». Касса сформирует отчет об открытии смены.
Закрыть смену на онлайн кассе
- Убедитесь, что все продажи проведены и возвраты оформлены.
- При необходимости выполните «выплату денег» (инкассация).
- Сформируйте Z‑отчет (отчет о закрытии смены) — смена будет закрыта, итоги зафиксированы и отправлены в ОФД.
Важно
- Не держите смену открытой «сутками»: контролируйте, чтобы каждые рабочие сутки был Z‑отчет. Это снижает риски ошибок и претензий контролеров.
- Если касса в течение дня не использовалась, можно не открывать смену. Но если вы открыли — закройте ее в конце дня.
Справочно: X‑ и Z‑отчеты
| Отчет |
Когда формируется |
Что показывает |
Влияет на смену |
| X‑отчет |
В любой момент |
Промежуточные итоги, выручка, кол-во чеков |
Нет, смена остается открытой |
| Z‑отчет |
В конце дня/смены |
Итоги смены, налоговые суммы, выручка |
Да, закрывает смену |
Как пробивать чеки по онлайн‑кассам
Чтобы правильно оформить продажу и «онлайн касса выбить чек», действуйте последовательно.
Шаги оформления чека
- Выберите тип операции: полный расчет, предоплата, кредит (по необходимости).
- Добавьте позиции: наименование, цену, количество, скидки. При маркировке — отсканируйте код.
- Укажите ставку НДС и систему налогообложения (если в кассе не настроено автоматически).
- Выберите способ оплаты: наличные, карта, СБП, электронные средства.
- Введите e‑mail или телефон покупателя для электронного чека (по желанию клиента).
- Подтвердите и напечатайте чек. ККТ сформирует фискальный документ и отправит его в ОФД.
Полезно
- Для интернет‑продаж используйте интеграцию CMS/CRM — это исключит ручные ошибки. Подробнее — Онлайн‑касса для сайта и Интеграция с 1С/CRM.
- При оплате картой синхронизируйте терминал и кассу, чтобы сумма в платеже совпадала с суммой в чеке.
![placeholder]()
Спецоперации: предоплата, возвраты, коррекции
- Предоплата и аванс. Пробивается чек предоплаты (частичной или полной). При отгрузке — чек расчета с указанием способа.
- Отмена и возврат. Для возврата товара/денег оформляется чек возврата прихода/расхода с привязкой к исходному чеку. Подробно — Возвраты, отмены, чек коррекции.
- Чек коррекции. Используйте, если ранее была допущена ошибка и требуется корректировка выручки и налогов по правилам ФНС. Все действия документируйте.
Выручка: внесения, выплаты, инкассация и учет
Чтобы выручка сходилась «копейка в копейку», фиксируйте движение наличных через кассу и сверяйте безналичные поступления с отчетами банка.
Операции с наличностью
| Операция |
Когда используется |
Комментарий |
| Внесение денег |
Перед началом продаж для размена |
Не влияет на выручку, но фиксируется в отчете |
| Выплата денег |
Инкассация, сдача поставщику |
Не уменьшает выручку, это движение наличности |
Учет и сверка
- В конце смены выручка в Z‑отчете должна соответствовать сумме чеков за период.
- Безнал сравнивается с отчетами банка/эквайринга, нал — с остатком в кассе после «выплаты».
- Для бухгалтерии и налогов используйте отчеты ОФД и синхронизацию с учетной системой. Подробно — Налоги и бухгалтерия.
Частые ошибки и как их избежать
- Открытая смена без Z‑отчета. Решение: закрывайте смену ежедневно, даже при нулевых продажах.
- Нет связи с ОФД. Решение: проверьте интернет, перезагрузите ККТ, убедитесь в действующем договоре с оператором — ОФД и личный кабинет.
- Несовпадение суммы на терминале и в чеке. Решение: используйте связку касса‑терминал, избегайте ввода суммы вручную.
- Неправильные реквизиты в чеке. Решение: настройте систему налогообложения, ИНН, адрес места расчетов перед началом работы.
- Превышение допустимого времени смены. Решение: автоматизируйте напоминания о закрытии смены, включите автозакрытие, если поддерживается.
За нарушения по 54‑ФЗ предусмотрены штрафы. Проверьте риски и размеры санкций на странице Штрафы и ответственность.
Контроль, отчеты и интеграции
- Личный кабинет ОФД. Отслеживайте статусы чеков, выручку по магазинам/сменам/кассирам. Там же удобно выгружать отчеты для бухгалтерии — ОФД и личный кабинет.
- Интеграции. Подключите учет: 1С, CRM, WMS/доставку, чтобы продажи, остатки и курьерские расчеты шли автоматически — Интеграция с 1С/CRM и Логистика и доставка.
- Масштабирование. Если касс несколько, рассмотрите облачные сценарии и централизованное управление — Облачная ККТ.
Онлайн‑касса на день: разовая работа и аренда
Иногда касса нужна «на день» — для мероприятия, ярмарки или разовой распродажи. Варианты:
Даже при работе один день соблюдайте базовые правила: открыть смену утром, пробивать каждый расчет, закрыть смену Z‑отчетом в конце дня.
Чек‑лист на каждый день
- Проверить дату/время, интернет и связь с ОФД.
- Открыть смену, выполнить «внесение денег» (если используете нал).
- Пробивать чеки по каждому расчету, включать email/SMS по запросу клиента.
- Сверить безналичные поступления с терминалом/банком.
- Выполнить «выплату денег» и инкассацию при необходимости.
- Сформировать X‑отчет для контроля, затем Z‑отчет и закрыть смену.
- Убедиться, что чеки отправлены в ОФД, нет ошибок в личном кабинете.
Итоги и следующий шаг
Теперь вы знаете, как пользоваться онлайн кассой каждый день: открывать и закрывать смены, как пробивать чеки по онлайн кассам без ошибок, управлять выручкой и отчетностью. Если вы только стартуете, начните с выбора решения и регистрации, а затем подключите эквайринг и интеграции.
Нужна персональная консультация по вашему сценарию (магазин, интернет‑продажи, разъездные услуги)? Оставьте заявку — поможем настроить, обучить персонал и запустить кассу «под ключ».
