Налоги и бухгалтерия с онлайн‑кассой: НДС, УСН, кассовая книга и отчеты
Зачем онлайн‑касса бухгалтерии
Онлайн‑касса — это не только чек на выдаче, но и первичный источник данных для налогов и учета: выручка, ставки НДС, формы расчетов, возвраты и корректировки. Правильная настройка ККТ по 54‑ФЗ и связка с бухгалтерией снимают вопросы от налоговой и сокращают ручную работу.
Полезные материалы по теме:
Материал носит общий характер и не заменяет профессиональную консультацию бухгалтера.
Онлайн‑касса и НДС
«Онлайн касса НДС» — частый запрос у компаний на ОСНО. В чеке должны быть корректно отражены налоговые ставки по каждой позиции: 20%, 10%, 0% или «без НДС». Если вы на УСН/ПСН, в чеке указывается система налогообложения и пометка «без НДС».
Что важно настроить:
- СНО (система налогообложения) в ККТ: ОСН, УСН, ПСН и др.
- НДС по позициям: ставка, сумма и признак в чеке.
- Признак предмета расчета (товар, услуга, работа, аванс и т. д.).
Примеры ситуаций:
- Продажа товара с НДС 20% и сопутствующей услуги без НДС в одном чеке — укажите ставки раздельно по позициям.
- Если используется агентская схема, корректно проставьте признак агента.
Подробности по ежедневной работе кассира — см. раздел эксплуатация: смены и чеки.
УСН с онлайн‑кассой: «Доходы» и «Доходы‑Расходы»
Онлайн‑касса не «считает налог», но фиксирует моменты расчетов, на основании которых бухгалтерия формирует базу по УСН.
Ключевые нюансы для УСН:
- УСН «Доходы»: доход признается при поступлении денег в кассу/на расчетный счет. Если эквайринг — обычно дата зачисления на счет, а не момент пробития чека.
- УСН «Доходы‑Расходы»: кроме доходов учитываются документально подтвержденные расходы (в т. ч. обслуживание ККТ).
- Авансы и предоплаты: чек нужен при получении предоплаты, а при окончательном расчете — чек «полный расчет».
Сравнение режимов и отражение в чеке:
| Режим |
Что в чеке |
Момент дохода в учете |
Комментарий |
| ОСН (НДС) |
Ставка НДС по позициям |
По методу организации (начисление/ДДС) |
В чеке — обязательны ставки НДС |
| УСН «Доходы» |
«Без НДС», СНО: УСН |
По факту поступления денег |
Эквайринг — по дате зачисления |
| УСН «Доходы‑Расходы» |
«Без НДС», СНО: УСН |
Доходы — по поступлению; расходы — при оплате и наличии документов |
Учитывайте расходы на ККТ |
| ПСН |
«Без НДС», СНО: ПСН |
По правилам ПСН |
Выручка в чеке — для контроля расчетов |
Кассовая дисциплина и кассовая книга
Термин «онлайн касса кассовая книга» встречается часто. Важно различать:
- Юридические лица обязаны вести кассовую книгу по кассовым операциям с наличными.
- ИП обычно вправе не вести кассовую книгу, но обязаны обеспечивать учет наличности и подтверждать операции первичными документами.
Практика ведения:
- Основа для записей — «итоги дня» (отчет о закрытии смены, суммы наличной выручки, инкассация).
- Храните все Z‑отчеты и приходные/расходные ордера.
- При облачной ККТ и интернет‑продажах наличных может не быть — тогда кассовая книга не формируется, но отчеты ККТ и ОФД сохраняются.
Подробнее о сменах и отчетах: эксплуатация, смены, чеки.
Ежедневные и периодические отчеты по онлайн‑кассам
Отчеты по онлайн‑кассам помогают свести выручку и подготовить бухгалтерскую отчетность:
- Отчет о текущем состоянии (X‑отчет) — контроль выручки в течение дня.
- Отчет о закрытии смены (Z‑отчет) — итог дня, обязателен к печати/сохранению.
- Отчеты ОФД: свод по чекам, возвратам, корректировкам за период — в личном кабинете ОФД.
- Итоги по кассирам/сменам/магазинам — для управленческого учета.
Если касса не закрыта вовремя — это риск штрафа, см. штрафы и ответственность.
Выручка и приходы: сценарии продажи через онлайн‑кассы
«Выручка онлайн касса» зависит от способа оплаты. Основные кейсы:
- Наличные в торговой точке
- Делайте приходные чеки и сдавайте выручку в банк по инкассации.
- «Приходы в онлайн кассе» отражайте в кассовой книге (для юрлиц).
- Эквайринг (POS‑терминал, оплата картой)
- ККТ должна быть интегрирована с терминалом: пробивается чек «электронно», эквайринговые комиссии учитываются отдельно.
- Подробнее: эквайринг и онлайн‑касса.
- Интернет‑продажи
- Счет на оплату
- «Счет на оплату онлайн касса»: если клиент оплачивает счет картой/электронно — чек обязателен в момент оплаты.
- Если оплата по платежному поручению между юрлицами (без наличных и без электронных средств платежа), чек ККТ обычно не требуется. Уточняйте нюансы для B2C и удаленных платежей.
- Сложные расчеты: аванс/частичный расчет
- При предоплате — чек «аванс» (или «предоплата»), при отгрузке — чек «частичный/полный расчет».
- Возвраты и исправления — см. раздел о коррекциях.
Для такси, услуг и курьерской доставки — смотрите профильные схемы: онлайн‑касса для услуг такси и логистика и доставка.
Чеки онлайн‑кассы для ИП: обязательные реквизиты
«Чеки онлайн кассы ИП» должны содержать обязательные реквизиты по 54‑ФЗ:
- Наименование ИП и ИНН, адрес расчета/сайт.
- СНО (УСН/ПСН/ОСН), признак способа расчета и предмета расчета.
- Суммы по позициям, ставка НДС (или «без НДС»).
- Способ оплаты (наличные/электронно/кредит).
- Телефон/email покупателя при электронном чеке.
- Фискальные признаки (ФН, ФД, ФП).
Возвраты и исправления:
- «Возврат прихода» оформляйте отдельным чеком возврата.
- Ошибочно пробитые суммы исправляйте чеком коррекции по правилам — см. возвраты, отмены, чек коррекции.
Как это работает у ИП пошагово — в материале ИП и ККТ: как работает.
Ревизия чеков и сверка с бухгалтерией
Регулярная «ревизия чеков» позволяет вовремя находить расхождения между кассой, ОФД и банком.
Шаблон сверки:
| Источник |
Что сверяем |
Как получить |
Комментарий |
| ККТ (X/Z) |
Выручка за смену, возвраты |
Из отчета на кассе |
Основа для кассовой книги |
| ОФД |
Все чеки за период |
В кабинете ОФД |
Сверяем номера фискальных документов |
| Банк/эквайринг |
Поступления, комиссии |
Выписка банка |
Даты зачисления важны для УСН |
| 1С/CRM |
Отгрузки, оплаты |
Выгрузки из систем |
Должны совпасть с ККТ по суммам и дням |
Советы:
- Сверяйте «продажа через онлайн кассы» по магазинам/сменам, а «продажа по онлайн кассам» — по кассирам.
- Фиксируйте расхождения актом и закрывайте их чеком коррекции или документами банка.
Подробнее про кабинет ОФД: как работать.
Учет расходов на ККТ
«Учет расходов на ККТ» включает:
- Покупка/аренда кассы: оборудование, ФН (фискальный накопитель).
- ОФД и сервисные подписки.
- Эквайринговые комиссии (не путать с суммой продаж в чеке).
- Сервис и ремонт, расходники.
Бухучет и налоги (общие принципы):
- Если стоимость и срок службы «тянут» на основное средство — учитывайте как ОС с амортизацией; иначе — как МПЗ/расходы периода.
- На УСН «Доходы‑Расходы» затраты учитываются при исполнении условий главы 26.2 НК РФ (оплачено, документально подтверждено, используется в деятельности).
- На УСН «Доходы» расходы не уменьшают налог, но важны для управленческого учета.
- Льготы и лимиты меняются — уточняйте у бухгалтера/консультанта.
Практика:
Интеграция с 1С и CRM
Чтобы «онлайн касса бухгалтерия» работали синхронно:
- Подключите обмен документами с учетной системой: интеграция с 1С и CRM.
- Передавайте в кассу корректные ставки НДС, СНО, номенклатуру и цены.
- Для e‑commerce используйте API/облачную ККТ с авто‑фискализацией чеков по оплате.
Частые ошибки и штрафы
- Неверно указана СНО или ставка НДС в чеке.
- Смена не закрыта в день расчета.
- Нет электронного чека покупателю при оплате онлайн.
- Возврат оформлен «минусом» в продажном чеке вместо чека возврата.
- Не пробиты авансы/предоплаты.
- Неполная связка кассы с эквайрингом.
Последствия и размеры штрафов — см. раздел штрафы и ответственность.
Чек‑лист отчетности и документов
- Регистрационная карточка ККТ и договор с ОФД: как оформить.
- Ежедневные Z‑отчеты и X‑отчеты: эксплуатация, смены, чеки.
- Отчеты ОФД и реестр чеков за месяц: личный кабинет ОФД.
- Кассовая книга (для юрлиц) с подшитыми Z‑отчетами.
- Документы по возвратам и чек коррекции: памятка.
- Реестр эквайринговых поступлений и комиссии банка.
- Договоры, акты, счета на ККТ/ФН/ОФД: шаблоны.
Итог и что делать дальше
Правильная настройка ККТ, четкие «приходы в онлайн кассе», корректные чеки и регулярная ревизия чеков обеспечивают прозрачную выручку и спокойствие при проверках. Интегрируйте кассу с 1С/CRM, используйте отчеты по онлайн‑кассам из ОФД и закрывайте смены вовремя.
Готовы навести порядок и автоматизировать учет? Выберите комплекты и сервисы, узнайте цены на подключение и ОФД — в разделе стоимость и тарифы. Нужна касса под ваш сценарий (магазин, сайт, доставка)? Посмотрите выбор онлайн‑кассы и решения для e‑commerce — онлайн‑касса для сайта.
